ビジネス文書のポイント

ビジネス文書は社内文書と社外文書に分かれ、それぞれ決まった形式がある。

社外文書

社外文書の基本フォーマットを次に示します。

文書番号
日付
宛先
発信者名
件名

頭語

前文

本文

末文

結語

以上

担当者名

文書番号

ビジネス文書に番号を付けて管理をしている場合、文書番号を記載します。番号を付けて管理していない場合は省略します。

発信者名

文書を発する責任または権利を持つ者の職名と氏名を記す。押印は省略することが多い。

担当者名

発信者と担当者が別の場合、問い合わせなどのために担当者の部署と氏名、連絡先(電話番号、内線番号、メールアドレスなど)を記す。

頭語

書き出しの語です。

条件頭語
往信(丁重な場合)謹啓
往信(一般の場合)拝啓
返信(丁重な場合)謹復
返信(一般の場合)拝復

前文

前文は、時候のあいさつや安否のあいさつ、謝辞などを書く。

時候のあいさつ

時候のあいさつは月によって異なります。時候のあいさつの例を示します。

時候のあいさつ
1月新春の候
2月余寒の候
3月早春の候
4月陽春の候
5月暮春の候
6月入梅の候
7月盛夏の候
8月晩夏の候
9月初秋の候
10月秋冷の候
11月晩秋の候
12月初冬の候

時候のあいさつは省略されることもあります。

安否のあいさつ

安否のあいさつの例を示します。

謝辞

謝辞の例を示します。

本文

本文は用件を書く部分です。前文から本文に入る際、話題を変えることを表す「起こし言葉」から始めます。起こし言葉の例を示します。

前文を書かない場合は、起こし言葉は必要ありません。社内文書では、挨拶抜きにすぐ本題に入るので、起こし言葉は書きません。

ビジネス文書でよく使われる表現

「よろしくご査収ください。」

査収とは「調べて受け取る」ことです。

末文

結びの挨拶を記す。末文の例を示す。

結語

結びの語です。頭語と対応させます。

頭語結語
謹啓・謹復謹言・謹白
拝啓・拝復敬具・敬白・拝具

社内文書

社内文書とは、同じ会社内で交わされる文書のことをいう。社内文書は、形式よりも能率が優先されるため、儀礼的なことは最小限に抑える。

社内文書の基本フォーマットを次に示します。

文書番号
日付
宛先
発信者名
件名

本文

以上

担当者名

文書番号

ビジネス文書に番号を付けて管理をしている場合、文書番号を記載します。番号を付けて管理していない場合は省略します。

本文

社内文書では前文や末文などの挨拶は省き、件名に続いて本文に入る。

発信者名

発信者とは、文書を発する責任または権利を持つ者である。会社名、所在地、電話番号、発信者の職名と氏名を記す。社印か職印を押印する。

担当者名

発信者と担当者が別の場合、問い合わせなどのために担当者の部署と氏名、連絡先(電話番号、内線番号、メールアドレスなど)を記す。

JIS規格において原語(英語)の語尾の長音符号を省く場合の原則

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