ビジネス文書のポイント
- 簡潔な文章
- 主観的な考えは省いて客観的な文書に
ビジネス文書は大きく社外文書と社内文書に分けられます。
社外文書
社外文書の基本フォーマットを次に示します。
ビジネス文書でよく使われる表現
「よろしくご査収ください。」
査収とは「調べて受け取る」ことです。
社内文書
社内文書の基本フォーマットを次に示します。
社内文書では前文や末文などの挨拶は省き、件名に続いて本文に入ります。
文書番号
ビジネス文書に番号を付けて管理をしている場合、文書番号を記載します。番号を付けて管理していない場合は省略します。
頭語
書き出しの語です。
| 条件 | 頭語 |
|---|---|
| 往信（丁重な場合） | 謹啓 |
| 往信（一般の場合） | 拝啓 |
| 返信（丁重な場合） | 謹復 |
| 返信（一般の場合） | 拝復 |
前文
前文は、時候のあいさつや安否のあいさつ、謝辞などを書きます。
時候のあいさつ
時候のあいさつは月によって異なります。時候のあいさつの例を示します。
| 月 | 時候のあいさつ |
|---|---|
| 1月 | 新春の候 |
| 2月 | 余寒の候 |
| 3月 | 早春の候 |
| 4月 | 陽春の候 |
| 5月 | 暮春の候 |
| 6月 | 入梅の候 |
| 7月 | 盛夏の候 |
| 8月 | 晩夏の候 |
| 9月 | 初秋の候 |
| 10月 | 秋冷の候 |
| 11月 | 晩秋の候 |
| 12月 | 初冬の候 |
時候のあいさつは省略されることもあります。
安否のあいさつ
安否のあいさつの例を示します。
- 貴社ますますのご清栄のこととお喜び申し上げます。
- 貴社ますますのご盛栄のこととお慶び申し上げます。
謝辞
謝辞の例を示します。
- 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
- 平素は格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。
本文
本文は用件を書く部分です。前文から本文に入る際、話題を変えることを表す「起こし言葉」から始めます。起こし言葉の例を示します。
- さて
- ついては
- 実は
- 時に
- ところで
- かねてお願いの件
- 早速ですが
前文を省略した場合は、起こし言葉は必要ありません。
末文
結びのあいさつです。末文の例を示します。
- まずは右お願いまで。
- とり急ぎご通知まで。
- 至急ご回答たまわりたく、よろしくお願い申し上げます。
- お手数ながらご返事をお願い申し上げます。
- 今後ともご指導、ご鞭撻を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
結語
結びの語です。頭語と対応させます。
| 頭語 | 結語 |
|---|---|
| 謹啓・謹復 | 謹言・謹白 |
| 拝啓・拝復 | 敬具・敬白・拝具 |