ビジネス文書のポイントは、簡潔な文章かつ主観的な考えは省いて客観的な文書にすることです。社内文書と社外文書の2種類があり、それぞれ決まった形式があります。この記事では、それぞれの書き方をご紹介します。

社外文書

社外文書の基本フォーマットを次に示します。

文書番号
日付
宛先
発信者名
件名

頭語

前文

本文

末文

結語

以上

担当者名

文書番号

ビジネス文書に番号を付けて管理をしている場合、文書番号を記載します。番号を付けて管理していない場合は省略します。

発信者名

文書を発する責任または権利を持つ者の職名と氏名を記す。押印は省略することが多い。

担当者名

発信者と担当者が別の場合、問い合わせなどのために担当者の部署と氏名、連絡先(電話番号、内線番号、メールアドレスなど)を記す。

頭語

書き出しの語です。

条件頭語
往信(丁重な場合)謹啓
往信(一般の場合)拝啓
返信(丁重な場合)謹復
返信(一般の場合)拝復

前文

前文は、時候のあいさつや安否のあいさつ、謝辞などを書く。

時候のあいさつ

時候のあいさつは月によって異なります。時候のあいさつの例を示します。

時候のあいさつ
1月新春の候
2月余寒の候
3月早春の候
4月陽春の候
5月暮春の候
6月入梅の候
7月盛夏の候
8月晩夏の候
9月初秋の候
10月秋冷の候
11月晩秋の候
12月初冬の候

時候のあいさつは省略されることもあります。

安否のあいさつ

安否のあいさつの例を示します。

謝辞

謝辞の例を示します。

本文

本文は用件を書く部分です。前文から本文に入る際、話題を変えることを表す「起こし言葉」から始めます。起こし言葉の例を示します。

前文を書かない場合は、起こし言葉は必要ありません。社内文書では、挨拶抜きにすぐ本題に入るので、起こし言葉は書きません。

ビジネス文書でよく使われる表現

「よろしくご査収ください。」

査収とは「調べて受け取る」ことです。

末文

結びの挨拶を記す。末文の例を示す。

結語

結びの語です。頭語と対応させます。

頭語結語
謹啓・謹復謹言・謹白
拝啓・拝復敬具・敬白・拝具

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社内文書

社内文書とは、同じ会社内で交わされる文書のことをいう。社内文書は、形式よりも能率が優先されるため、儀礼的なことは最小限に抑える。

社内文書の基本フォーマットを次に示します。

文書番号
日付
宛先
発信者名
件名

本文

以上

担当者名

文書番号

ビジネス文書に番号を付けて管理をしている場合、文書番号を記載します。番号を付けて管理していない場合は省略します。

本文

社内文書では前文や末文などの挨拶は省き、件名に続いて本文に入る。

発信者名

発信者とは、文書を発する責任または権利を持つ者である。会社名、所在地、電話番号、発信者の職名と氏名を記す。社印か職印を押印する。

担当者名

発信者と担当者が別の場合、問い合わせなどのために担当者の部署と氏名、連絡先(電話番号、内線番号、メールアドレスなど)を記す。

カタカナ語の表記

カタカナ語の表記について、JIS規格において原語(英語)の語尾の長音符号を省く場合の原則が定められている。

英語カタカナ
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